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誰も教えてくれない業務改善の基礎<1>

2021.08.04

業務改善

業務改善

いつもお世話になっております。
中小企業サポートセンター/働き方改革コンサルタントの森です。

今回は業務改善の基礎についてお伝えします。

社会情勢の急激な変化 

令和3年に入り、私たちを取り巻く社会の環境が急速にかつ劇的に変化しています。 

今年は昨年から続く新型コロナウィルスの蔓延に伴い、飲食店の営業自粛、企業へのテレワーク(リモートワーク)の活用等による出勤者数の7割減依頼が経産省から出されるなど、日本中の企業が大きな変化の渦に巻き込まれています。 

このような社会情勢の中、企業はリモートワークへ取り組みつつ、同時に生産性も向上させるという業務改善・業務変革(BPR)の必要に迫られています。 

特に業務改善が手付かずの状態だったバックオフィスをはじめとしたホワイトカラーの生産性向上が目下の課題となっています。 

そもそも業務改善って何 ?

そもそも、業務改善とは何でしょうか。 

現在おこなっている様々な業務の処理の流れ(業務プロセス)を見直し、手間(コスト)を削減して企業の成果(利益)を最大化する取り組みのことを業務改善といいます。 

業務改善のステップ 

一般的には現状を分析し、業務の現在の状態を可視化することでムダを発見し、そのムダをそぎ落としてコストを削減していく、という流れで改善活動が行われますが、私たちの推奨する改善の流れはちょっと違います。 

私たちの推奨する業務改善は、

  • 業務のビジョン創造
  • 現状確認
  • 戦略・戦術の策定
  • 改善の実施

というステップです。 

業務のビジョン創造 

そもそも、この業務の目的・成果(アウトカム)は何だっけ? 
現状はとりあえず置いといて、どういう状態だったら最高なんだろう? 
ということを検討することからスタートします。 

この取り組みのことを、業務のビジョンを創造する、と表現しています。 

現状確認 

業務のビジョンができたら、次にビジョンに照らし合わせた現状を確認します。 
あくまで「達成したいことは業務のビジョン」ですので、それ以外の要素は一旦脇に置いておきます。 

戦略・戦術の策定 

ビジョンが達成している状態はこう(A地点(未来))。それに照らした現状はこう(B地点(現在))。B地点からA地点に行くためにはどうしたらいいだろうか?何に取り組んだらいいらどうか、と考えていきます。

これを「戦略」なんて表現したりしますよね。 

取り組み項目が決まったら、次はどのように実現させるか、を考えます。これが「戦術」です。 

改善の実施 

取り組むこと(戦略)、どのように取り組むか(戦術)が決まったら、あとはそれぞれの取り組み項目に担当者を割り当てて、改善を実施していくことになります。 

業務の方法なんて、なんだっていい 

業務のビジョンを達成することが目的ですので、その目的を達成するための方法なんて無限にありますよね。 

その中から自社の状況(予算や人員配置など)や社会情勢、最新の技術動向などを踏まえた上で現時点で最適と思われる方法を選択するだけ、です。 

業務プロセスにBest(最善)はない 

前述の自社の状況、社会情勢、最新の技術動向の変化などにより私たちを取り巻く環境は変化していきます。 

制約条件の中でどのような業務プロセスがBetter(最適)なのかを考えて実現していくことがポイントになります。 

最近ですと、DX(デジタルトランスフォーメーション)に注目が集まっており、最新のIT技術(クラウドやIoT、AI、RPAなどの自動化技術等)を活用した業務改善に取り組んでいる企業も増えてきています。 

業務改善の効果 

このようなステップで業務改善に取り組んでいくと、さまざまな効果が出てきます。 

社員にとっては、残業時間の削減、有給休暇取得率の向上などによるワークライフバランス(WLB)の向上、賞与額のアップによる収入の増加などがあげられます。 

会社から見ると、業務の手間を削減することによるコスト削減(利益アップ!)や、社員のWLB向上・社員満足度の向上による離職率の低下、採用へのフィードバック(ホワイト企業としてのブランディング)など、いいことづくめです。 

業務改善に取り組んでいこう! 

この記事を読まれた皆さん!ぜひ業務改善に取り組んでみましょう! 

といっても、具体的にどうやって進めたらいいんだろう、とお悩みになる方も多くいらっしゃると思います。 
そんな時は当社までお気軽にお問合せください。 

経験豊富なコンサルタントが貴社の状況に合わせ、業務改善のアドバイスを提供差し上げます。 

次回は、業務改善を行う上での心構えについてお伝えしますね。 

中小企業サポートセンター
働き方改革コンサルタント 森

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