日頃より大変お世話になっております。
中小企業サポートセンター/人事コンサルタントの奥田です。

今回は、前回のテーマ「業務改善の選択肢と選定手段」の続編です。
前回、業務改善検討時は、業務内容や目的に合わせて、解決手段を選定する必要があるということをお伝え致しました。

つまり、注目すべきポイントは「どの対策を打つか」より「何を解決したいのか・どの業務が対象なのか」ということです。

今回はその具体例をITツールでの業務改善を例に深堀していきたいと思います。

例①
■業務内容
ルールの決まっている、且つデータ化されているような定型業務
■背景
定型業務を効率化し、より付加価値の高い業務に人的リソースを割きたい
■適切な解決手段(活用ツール)
RPA
■特徴
適用範囲〇・導入の容易さ〇・価格帯〇
同じように手軽に処理ができるExcel/VBAより、システム間のデータ接続が得意
■留意点
RPA処理となるファイル・システムの変更があれば、RPA側も修正が必要であるため、保守リソースを確保しておく必要がある

例②
■業務内容
その企業の主たる業務や独自業務、または競争優位性を築く必要のある業務
■背景
一般的な業務システムでは適用できないような業務を効率化したい
■適切な解決手段(活用ツール)
自社システムの開発
■特徴
適用範囲◎・導入の容易さ△・価格帯△
適用範囲が広い反面、検討～導入までの十分なプランニングが必要であり、他の手段と比較すると費用は高額になる可能性が高い
■留意点
効率化だけではなく、適切な情報管理・権限管理までを考えておく必要がある

例③
■業務内容
経理・人事・在庫管理などの多数の会社で実施されており、一般的な標準業務が確立している業務
■背景
一般的な標準業務であり今まではExcelで管理できていたが、業務量が増えて効率化する必要がでてきた
■適切な解決手段(活用ツール)
パッケージツール
■特徴
適用範囲◎、導入の容易さ◎、価格帯〇
システムに合わせて利用すれば、すぐに業務を開始できる
システムに合わせて利用出来なければ、システムに業務を合わせる必要がある
■留意点
独自業務または他社との競争優位を確立していくような業務では適用しにくい為、業務をシステムに合わせるべきか十分に検討する必要がある

例④
■業務内容
Excel・AccessなどのMicrosoft Office系ソフトで完結する業務
■背景
システムを導入することは検討しておらず、なるべく低コストで業務改善を実施したい
■適切な解決手段(活用ツール)
Excel VBA
■特徴
適用範囲〇・導入の容易さ◎・価格帯◎
excelさえあればすぐに利用できる
■留意
個別に作成することもあり、メンテナンスなどの管理が煩雑になる傾向がある

例⑤
■業務内容
画像・文章から判断するといった単純データ処理では対応できない業務
複雑な統計処理・機械学習といった複雑なアルゴリズムを含む業務
■背景
大量の画像データを判別したい
売上予測値や仕入計画などを、統計的に算出にしたい
■適切な解決手段(活用ツール)
AI
■特徴
適用範囲△・導入の容易さ〇・価格帯△
人が不得意とする大量のデータ処理、パターンの分析が可能
■留意点
多くはPoC(概念実証)を繰り返しながら仕様決定をしていく必要がある
検証・実証の結果、実現不可の可能性もある

というようなイメージです。

今回はITツールを活用した業務改善を例にあげてお話致しましたが他の改善でも同で、
目的・業務内容・特徴などを十分に調査・検討した上で、解決手段を選定する必要があるということです。

※上記例①～⑤の解決手段は、各社背景や状況の違いにより、必ずしも最適な手段とは限りませんのでご了承くださいますようお願い申し上げます。

ご参考にして頂ければと思います。
引き続き更新していきます。

今後とも何卒宜しくお願い致します。
中小企業サポートセンター
人事コンサルタント
奥田

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