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もっとも大切なのはアウトプット!誰も教えてくれない業務改善の基礎<2>

2021.08.18

業務改善

いつもお世話になっております。
中小企業サポートセンター/働き方改革コンサルタントの森です。

今回は前回に引き続き業務改善の基礎についてお伝えします。

業務改善を行う上での心構え-OIPを意識しよう!-

前回の記事では、業務改善の全体像についてお話しました。
今回の記事では、業務改善を行う上での心構えについて、その中でも「OIP」という考え方について解説します。

すべての業務は「インプット⇨処理⇨アウトプット」という形

そもそも、ですが、私たちの仕事(業務)というのは全てインプット⇨処理⇨アウトプット、という形をしています

営業事務の請求書発行という仕事を例にして考えてみましょう。

  1. 営業さんから顧客への請求データ(書類でもOK)を受け取り(インプット)ます。
  2. 受け取った請求データを請求書フォーマットに転記し、紙で印刷して押印したり、デジタルデータ(PDFファイル等)で出力したり、「請求書」という形にします(処理)。
  3. 出来上がった請求書を顧客に送付します(アウトプット)。

このように、インプット⇨処理⇨アウトプット、という形になっていますよね。

営業の仕事でも、見込み客からの引き合い(インプット)、提案作成(処理)、見込み客へ説明・提案(アウトプット)という、やはり 「インプット⇨処理⇨アウトプット 」という構成になっています。

世界中の全ての仕事は「インプット⇨処理⇨アウトプット 」という構成なの です。


最も大切なことは成果(アウトカム)

そもそも私たちの仕事の成果は、何で測られるのでしょうか。
それはアウトプットです。

アウトプットの結果を組み合わせ・積み上げて、会社は利益を得ています。
会社や組織で最も大切にすべきことは、この成果(最終的には利益)です。

私たちのやっている仕事は、売上アップに繋がっているか?利益に貢献しているか?
このことを常々意識することが大切です。

やり方(プロセス)にこだわることを止めよう

「成果を出すこと」が私たちの仕事の目的です。
成果を出すために、インプットがあり、そのインプットを受けた処理(プロセス)があり、その結果としてのアウトプットがあります。
あくまで成果を出すことが目的です。
処理(プロセス)は、単なる手段にすぎません。

業務で最も大切なのはアウトプット(成果)です。次に大切なものはインプット(前工程等)です。

人はどうしても自分の行っている業務の進め方(工程・プロセス)にこだわりがちです。
気持ちはわかります。
自分の担当している業務に対してはプライドを持って取り組んでいることも理解しています。
しかし、そうだからといって、そのプロセスの維持に固執することはよくありません。
現状よりも成果が出る別の方法があるのならば、そのやり方(プロセス)に変更すべきなのです。
なぜならば、成果を出すことが目的だから、です。

プロセスは柔軟に変更できることを再認識しておきましょう。

プロセスは柔軟に変更できるよ

いま世界は技術の進歩により大変な勢いで変化し続けています。
私たちを取り巻く環境の変化に合わせて、私たち自身も、業務のやり方も、柔軟に変化する必要があります。

そうは言っても業務プロセスはなかなか変えることができない、と思っているかもしれませんが、そんなことはありません。

変化に対する少しの勇気と成果へのコミットがあれば、柔軟に変更できるのです。

自社の成果を最大化することが業務改善の目的です。
この目的の達成のために、一歩、踏み出してみましょう!

業務改善に取り組んでいこう! 

この記事を読まれた皆さん!ぜひ業務改善に取り組んでみましょう! 

といっても、具体的にどうやって進めたらいいんだろう、とお悩みになる方も多くいらっしゃると思います。 
そんな時は当社までお気軽にお問合せください。 

経験豊富なコンサルタントが貴社の状況に合わせ、業務改善のアドバイスを提供差し上げます。 

中小企業サポートセンター
働き方改革コンサルタント 森

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