日頃より大変お世話になっております。
中小企業サポートセンター/人事コンサルタントの奥田です。

今回は前回に引き続き、当社が実施している業務改善会議がテーマです。

前回は全体像を共有しましたので、今回はより具体的な内容を展開していきたいと思います。
前回の内容で、当社業務改善プロジェクトは下記のような流れで進めているというお話をしました。このstepをぐるぐる回しているようなイメージです。

Step1. 社内業務の棚卸
Step2. 棚卸した業務の工数や使用ツールの確認
Step3. 業務改善検討業務の抽出
Step4. 該当業務の業務フロー詳細を確認
Step5. 改善点の有無・抽出
Step6. 改善策の立案
Step7. 改善策の実施
Step8. Step3に戻り、他の改善業務を討議

そこで今回は、より具体的な内容をイメージして頂くためにも、Step1~3に関しての詳細内容をお伝えできればと思います。

・Step1

まずは社内業務の棚卸しをしていきます。
意識したポイントとしては「効率化の可否に問わず、出来るだけ多く書き出す」ということでしょうか。
細かいことは考えず、まずは思いつくものを全て書き出しました。

効率化に焦点を当てて洗い出しを進めると、都度議論が発散してしまい前になかなか進まないという失敗もありましたので、途中からは「効率化の可否は問わず洗い出す」というルールにしました。

・Step2

洗い出した業務に対し、詳細情報を追記していきました。
具体的には、1回あたり作業量・頻度・実施タイミング・使用ツール・承認者・目的・人間判断の有無ななどです。
ここで意識したポイントはざっくりでも良いので書き進めるということでしょうか。どちらかというと表を埋めることに必死になっていました。

・Step3

詳細まで書き終えたタイミングで、業務改善可能業務の選定をしていきました。
Step2で詳細を書き出していたことで非常にスムーズに進められた実感があります。

選定する上で重要視したポイントは

• 「改善により効果が大きいか(大幅な工数削減になるか)」
• 「定型業務か否か」
• 「使用ツールや承認フローは複雑ではないか」

などです。

当社手順が必ずしも正解とは思いませんが、比較的スムーズ且つ本質的な議論が出来たと感じています。
また、毎会議終了時に次回会議までの宿題を用意し、会議当日は議論が必要な箇所のみ話し合うという意識づけをしたことで、より効果的な議論が出来たということも良かった点のように感じます。

次回投稿はStep4以降の詳細内容の共有です。

顧問先様にとって少しでも有益な情報をお届けできたらと思っておりますので、是非次回以降もお読みいただければ幸いです。

今後とも何卒宜しくお願い致します。
中小企業サポートセンター
人事コンサルタント
奥田

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