日頃より大変お世話になっております。 
中小企業サポートセンター/人事コンサルタントの奥田です。 

今回のテーマは、業務改善に関してです。 

働き方改革の促進・新型コロナウイルスの影響で、日本社会は今まさにメンバーシップ型雇用からジョブ型雇用に変化しつつあります。 
いわゆる時間や年齢で評価される労働から成果で評価される労働へ移行されていくということです。 
その上で、定型業務は今まで以上に機械化され、人的リソースはより付加価値の高い仕事へと移行されていくと想定できます。 

つまり、業務の改善・生産性の向上を実現した企業が目立つ時代ではなく、生産性向上に取り組まなかった企業が生き残れない時代になってきているというわけです。 

そこで、今回は業務改善/効率化/生産性向上に関して深堀していきたいと思います。 

よくある業務改善の分類 

多くの企業が実施している業務改善・生産性向上策を、大きく4つの分類にまとめてみました。 

①「業務自体の改善する」 

→業務自体を排除する 
→各業務を統合する 
→各業務を交換する
→一連の業務の一部を簡素化する 

など 

②「社内制度・仕組みを見直す」 

→人事制度・評価制度を構築し（見直し）、エンゲージメント向上へ繋げる 
→教育制度を構築し（見直し）、個々の能力開発をする 
→営業戦略を見直し、効率的且つ効果的な営業戦略を検討する 
→テレワークの導入など、多種多様な働き方を取り入れる。 

など 

③「適切な人員配置/レイバースケジューリング」 

→配置転換を行う 
→昇降格を実施する
→アルバイトなど、非正規雇用社員を活用する 
→外部委託など、外部リソースを活用する 

など 

④ITツールの活用 

→AI・RPAを活用する 
→自社システムの開発により、効率化を図る
→業務パッケージシステムを活用する
→Excel VBAを活用する 

など 

一例ですが、業務改善・効率化には多くの選択肢があります。 

業務改善を行う上で、何をもとに手段を選定すべきか 

業務改善・効率化を行う上で、最も重要な考え方は目的や内容に応じて実施する手段を選定する必要があるということです。 

例を下記にまとめてみました。 

① その業務がその企業にとって主たる業務でない場合 
システム化せずとも業務自体を簡素化・排除することで大きく生産性向上が実現できる可能性がある。 

②その企業の主たる業務を対象とする場合 
個別のシステム化を行い、効率化だけではなく、適切な情報管理・権限管理までを考える必要がある。 

③ 手書きやFAXなどの紙のデータ入力業務の場合 
無理にシステム化・IT化するよりアルバイト雇用・対応をするほうが、費用対効果が高い可能性がある。 

④ 企業内でよく利用するExcel業務を簡素化したい場合 
コストがかからない、且つ自動化が出来るExcelVBAの活用が最適。 

⑤ 多くの工数がかかっている定型業務・ミス削減・処理速度向上によって期待効果が見込める定型業務 
RPA化が最適な解決策。 

このように業務改善検討時は、内容や目的を深堀せず手段を先に選定すると、本質からずれる可能性があるということです。 

業務改善・効率化・生産性向上を検討する際は是非 
「どの対策を打つかより、何を解決したいのか、どの業務が対象なのか」 
を意識しながら実施することをお勧めいたします。 

今後とも何卒宜しくお願い致します。 
中小企業サポートセンター
奥田

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