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今回は、「入社書類を電子化する際の注意点とは？」というテーマです。

4月に入り入社手続きに追われている人事総務のご担当者も多いかと思います。

入社承諾書や雇用契約書等、様々な書類の準備が必要ですが、2019年4月に「雇用契約書」の電子化交付が解禁となっています。

労使双方にとって入社時手続きが簡素化できることは実務の負担軽減となり、とてもメリットがあると言えます。

では具体的に電子化を進めるのはどのようにしたら良いのでしょうか？

入社書類を電子化する際の3つの注意点

電子化を進めるにあたり注意点が大きく分けて3つあります。

〇電子帳簿保存法などで定められた締結手続きや保存のルールに従う必要がある。

　例えば雇用契約書を単にエクセルやワードで作成し従業員にサインをさせてしまうと、従業員が「自分は同意していない」と主張した場合、会社は契約書の信憑性を証明できなくなってしまいます。トラブルを避けるためにも、きちんと法的対応した書類電子化サービスの利用が必要です。

〇事前に労働者側に電子化の同意をしっかりとる

　2019年に電子交付が認められた「労働条件通知書」ですが、従業員の事前の同意がないと電子化できません。そのため交付前には従業員の同意を必ずとるようにしてください。

〇法的対応した電子署名サービスを利用する

　契約書や重要書類を電子化する場合、法的な証明力を維持するためにも法律要件を満たすタイムスタンプの押印や、書類の改ざん確認ができるシステムを使う必要があります。これらの要件に答えるのが、電子署名サービスです。

　また入社手続きの電子化で電子署名サービスを契約するときは、タイムスタンプ提供や改ざん記録の機能があるのはもちろん、対面署名にも対応していることがオススメです。

なぜなら雇用者側でネットを使えない状況が起こった場合、オンラインの電子サインしか対応してなければ他は紙の契約書を使うということになります。これは保管の面からも非常に煩雑です。それを解消するための機能が対面署名です。

その他ご不安な点、ご相談等ございましたら、弊社までお声掛けください。