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当社では定期的に業務改善会議を実施しています!!Vol.3

2021.02.05

事例共有 業務改善

日頃より大変お世話になっております。
中小企業サポートセンター/人事コンサルタントの奥田です。

今回も前回に引き続き、当社が実施している業務改善会議がテーマです。
前回は全体像の内、Step1~3を共有しました。
今回はStep4以降の具体的な内容を展開していきたいと思います。

(プロジェクトの全体像)
Step1. 社内業務の棚卸
Step2. 棚卸した業務の工数や使用ツールの確認
Step3. 業務改善検討業務の抽出
Step4. 該当業務の業務フロー詳細を確認
Step5. 改善点の有無・抽出
Step6. 改善策の立案
Step7. 改善策の実施
Step8. Step3に戻り、他の改善業務を討議

・Step4

Step4からは選定した1つの業務に対して、業務フローの詳細確認をしていきました。
方法としてはシンプルで、実担当者が業務する時に映像を撮影し、その映像を見ながら実際の手順を書き出していき、業務フローを把握するというものです。

業務手順の書き出しは宿題とし、会議の際は業務の確認(条件に応じて手順が分岐することはあるかなど)を行っていました。
(業務フロー確認の会議のみ実務担当者に会議に参加してもらっていました。)

・Step5・6

実業務の現状を細かく把握した上で、次は改善できる箇所に関してやどのように改善するのがベストかなどを議論しました。

  • 「業務自体を簡素化した方が良いのか」
  • 「Excelの関数やVBAで効率化は出来ないか」
  • 「RPA化することは出来るか」
  • 「業務パッケージシステムの方が良いか」

などの議論で、このStepはかなり時間がかかりました。


意見がまとまらない時は、投資対効果やどの程度工数が削減されるかなどによって優先度をつけることで、なんとか議論がまとまったという回もありました。

・Step7

Step1~6の内容を実施。そしてまたStep3に戻り、他の改善業務に関して討議するというイメージです。

全体を通して感じたポイントとしては、

Step1~3は性善説で「効率化出来たらいいな」という視点で、細かいことは気にせずどんどん書き出したほうが良いということ。
そしてStep4以降は性悪説で「本当に効率化が出来るのか?」という視点で、細かく議論するところが非常に重要ということです。

もし御社内でも業務改善を実施される際は、当社での失敗・成功内容も1つの情報として、是非参考にして頂ければと存じます。

今後とも何卒宜しくお願い致します。
中小企業サポートセンター
人事コンサルタント
奥田

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